Co je potřeba pro elektronickou fakturaci

Česká právní úprava má bohužel stále problém s dokumenty v el. podobě a podle mého názoru to řeší hodně komplikovaně. Jak je vidět na příkladu Polska, jde to i jednoduše.

"In May 2010, Poland’s Supreme Administrative Court held that it was possible to send an invoice as an attachment in an email, which after being printed by the receiver, could be treated as a paper invoice—thus allowing for the deduction of value added tax (VAT)." More »

1. Podle právních předpisů (§ 26 odst. 4 zákona č. 235/2004 Sb.) je při elektronické formě fakturace nutno disponovat souhlasem protistrany se zasíláním faktur v elektronické podobě. [EdiZone]

• požádat protistranu o písemný souhlas se zasíláním elektronických faktur
• specifikovat tento způsob zasílání faktur již přímo ve smlouvě

2. Aby bylo možné elektronickou fakturu považovat za daňový doklad, relevantní pro úřady zabývající se správou daně, je podle zákona nutno opatřit ji důvěryhodným elektronickým podpisem. Výjimku tvoří zaslání přes EDI, které ovšem není nijak blíže zákonem definováno (pouze odkazem na doporučení Evropské komise z roku 1994), proto se i v EDI komunikaci velmi často elektronický podpis používá. [EdiZone].

3. Samotné elektronické posílání může proběhnout emailem, který představuje nejjednodušší a nejvíce rozšířený způsob zaslání. Email může být často vyhodnocen spamovým filtrem jako nežádoucí pošta, proto je velmi vhodné požadovat po adresátovi potvrzení o přijetí zprávy. [EdiZone].

4. Při zaúčtování faktury v elektronické podobě je odběratel povinen na přijatou fakturu doplnit náležitosti účetního dokladu (§ 11 zákona č. 563/1991 Sb.). Jedná se o tzv. podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za jeho zaúčtování: [EdiZone]

• přidání klasického důvěryhodného elektronického podpisu nebo
  
• fakturu vytisknout a osoby odpovědné za účetní případ a jeho zaúčtování se na vytištěnou fakturu vlastnoručně podepíší.
• Zákon naštěstí umožňuje i společný podpisový záznam pro více účetních dokladů. Příjemce může tedy vytvořit jeden společný podpisový záznam pro více účetních dokladů (tzv. sjetinu) a vlastnoručně podepsat jen tento záznam.

Co získáme: [EdiZone]

• Úspora u řady firem je vyšší než 25 Kč za jedno vystavení a odeslání papírové faktury.
• Celý proces se urychluje nejméně o 2 dny, které jsou obvyklé pro zaslání papírové faktury poštou, což působí příznivým vlivem na cashflow.

Jak je vidět, proč to dělat jednoduše, když to dělat složitě. Nedovedu pochopit, proč se předpokládá měnění faktury zasílané elektronicky, papír přeci můžu pozměnit úplně stejně jednoduše. Viz. např. článek Praha ztratila 50 milionů. Někdo je poslal na jiný účet.

zdroj: Edi Zone: Seriál: Elektronická fakturace (2. díl) – vystavení, výměna a příjem elektronických faktur