Obchodní zástupci Prestige Products

Tým zkušených obchodních zástupců Prestige Products strategicky pokrývá svými službami celou Českou republiku. Díky moderním technologiím (bezdrátové spojení pomocí PDA) je vaše objednávka zpracována v distribučním centru do jedné minuty. Na místo prodeje je pak zboží dodáno do 48 hodin.

Vybavení:

• PDA: HTC HD2 s operačním systémem Windows Mobile
• aplikace pro příjem objednávek: Pocket Dealer
• ERP systém: SAP (vůně) a VIS3 (dekorativní kosmetika)

Obchodní zástupkyně kontroluje pozice
ve stojanech značky Max Factor,
chybějící zboží nebo testery
automaticky doobjednává.

Obchodní zástupkyně pořizuje objednávku
a současně kontroluje prezentaci vůní na policích.

Co je potřeba pro elektronickou fakturaci

Česká právní úprava má bohužel stále problém s dokumenty v el. podobě a podle mého názoru to řeší hodně komplikovaně. Jak je vidět na příkladu Polska, jde to i jednoduše.

"In May 2010, Poland’s Supreme Administrative Court held that it was possible to send an invoice as an attachment in an email, which after being printed by the receiver, could be treated as a paper invoice—thus allowing for the deduction of value added tax (VAT)." More »

1. Podle právních předpisů (§ 26 odst. 4 zákona č. 235/2004 Sb.) je při elektronické formě fakturace nutno disponovat souhlasem protistrany se zasíláním faktur v elektronické podobě. [EdiZone]

• požádat protistranu o písemný souhlas se zasíláním elektronických faktur
• specifikovat tento způsob zasílání faktur již přímo ve smlouvě

2. Aby bylo možné elektronickou fakturu považovat za daňový doklad, relevantní pro úřady zabývající se správou daně, je podle zákona nutno opatřit ji důvěryhodným elektronickým podpisem. Výjimku tvoří zaslání přes EDI, které ovšem není nijak blíže zákonem definováno (pouze odkazem na doporučení Evropské komise z roku 1994), proto se i v EDI komunikaci velmi často elektronický podpis používá. [EdiZone].

3. Samotné elektronické posílání může proběhnout emailem, který představuje nejjednodušší a nejvíce rozšířený způsob zaslání. Email může být často vyhodnocen spamovým filtrem jako nežádoucí pošta, proto je velmi vhodné požadovat po adresátovi potvrzení o přijetí zprávy. [EdiZone].

4. Při zaúčtování faktury v elektronické podobě je odběratel povinen na přijatou fakturu doplnit náležitosti účetního dokladu (§ 11 zákona č. 563/1991 Sb.). Jedná se o tzv. podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za jeho zaúčtování: [EdiZone]

• přidání klasického důvěryhodného elektronického podpisu nebo
  
• fakturu vytisknout a osoby odpovědné za účetní případ a jeho zaúčtování se na vytištěnou fakturu vlastnoručně podepíší.
• Zákon naštěstí umožňuje i společný podpisový záznam pro více účetních dokladů. Příjemce může tedy vytvořit jeden společný podpisový záznam pro více účetních dokladů (tzv. sjetinu) a vlastnoručně podepsat jen tento záznam.

Co získáme: [EdiZone]

• Úspora u řady firem je vyšší než 25 Kč za jedno vystavení a odeslání papírové faktury.
• Celý proces se urychluje nejméně o 2 dny, které jsou obvyklé pro zaslání papírové faktury poštou, což působí příznivým vlivem na cashflow.

Jak je vidět, proč to dělat jednoduše, když to dělat složitě. Nedovedu pochopit, proč se předpokládá měnění faktury zasílané elektronicky, papír přeci můžu pozměnit úplně stejně jednoduše. Viz. např. článek Praha ztratila 50 milionů. Někdo je poslal na jiný účet.

zdroj: Edi Zone: Seriál: Elektronická fakturace (2. díl) – vystavení, výměna a příjem elektronických faktur

Vývoj ERP systémů

V květnovém čísle Moderního řízení mě zaujal obrázek zachycující historii informačních systémů. Tedy jak jsme se dostali od MRP (Material Resource Planning), které měly usnadnit výrobu, k celopodnikovým ERP 2.0 (Enterprise Resource Planning s prvky web 2.0 ~ sociální sítě).

zdroj: [ZAVORAL, 2011:59]

zdroj: ZAVORAL, P. Historie ERP - krok za krokem. Moderní řízení, 05/2011.Economia: 2011. ISSN 0026-8720.

Historie EDI

Nejčastější definici pojmu EDI je zřejmě tato: "EDI – tedy elektronická výměna dat (z anglického Electronic Data Interchange) - je moderní způsob komunikace mezi dvěma nezávislými subjekty, při které dochází k výměně standardních strukturovaných obchodních a jiných dokumentů elektronickou formou. [REICHEL, D., 2009:4]"

Vývoj EDI v různých podobách lze vystopovat v USA v polovině 60. let. V roce 1968 se skupina železničních společností začala zajímat kvalitou mezifiremních výměn dat o přepravě. Za tímto účelem byla ustanovena organizace TDCC (Transportation Data Coordinating Commitee), která se měla problematikou zabývat. [SLEBRICH, S., 2006:3].

Ve stejné době se problematikou začaly zbývat i jednotlivé společnosti jako General Motors (dále jen GM), Super, Valu, Sears a K-Mart. Podnětem byla neefektivita pohybu dokumentu s jejich hlavními obchodním partnery. Každá z firem měla svůj specifický systém, a pokud by jedna firma obchodovala současně s GM, Sears a K-Mart, znamenalo by to tři rozdílná firemní rozhraní. [SLEBRICH, S., 2006:3].

Několik společnosti na počátku 70. let podporovalo a sdílelo EDI systémy a většinou je následně převedly na společného poskytovatele. V několika případech systém vyvinuli sami poskytovatelé a začali jej nabízet pro další oblasti podnikání. Příkladem takových průkopnický společností bylo IBM IVANS, které zajišťovalo výměnu dat pro americké pojišťovny nebo ORDERNET ve farmaceutickém průmyslu. Tyto systémy pro jednotlivá odvětví měly stejnou neváhodu, měli sice standardy, ale nebyli schopny propojit vzájemně. Například ORDERNET nemohl komunikovat s EDI systémem pro přepravce. [SLEBRICH, S., 2006:3].

V roce 1973 TDCC rozhodlo o vývoji standardů pro mezi firemní komunikaci a tzv. živých standardů - postupy jak měnit standardy v budoucnu. Výsledkem této iniciativy byly první EDI standardy pokrývající letecký, automobilový, námořní, železnícníční průmysl a některé bankovní operace. [SLEBRICH, S., 2006:3].

V roce 1981 byly tyto standardy publikovány:

• ANSI X12 - obecné použití
• WINS - skladovací průmysl
• UCS - potravinářství a farmacie
• HIPAA - zdravotnictví
• TDCC - přeprava

V Evropě kolem roku 1984 vznikly standardy TRADACOMS, ODETTE a JEDI. V roce 1985 začaly práce na EDIFACT (EDI For Administration, Commerce & Transportation), mezinárodním standardu pod záštitou OSN. [SLEBRICH, S., 2006:3].

Literatura
REICHEL, D. Jak na elektronickou výměnu dat. CCV Informační systémy [online]. 2009 [cit. 2009-09-29]. 19 s. Dostupný na WWW: <http://data.businessworld.cz/file/elektronicka-vymena-dat.pdf>.
SLEBRICH, S. EDI Overview: A practical guide to EDI and the TrueCommerce solution. TrueCommerce [online]. 2006 [cit. 2006-01-31]. 8 s. Dostupný na WWW: <http://www.haldengroup.com/products/edisolutions/docs/TrueCommerce_overview.pdf>.

První setkání s GDSN

Někdy v březnu mi přistál na stole dokument z Globusu pod názvem B2B Grow. První poznámka k dokumentu byla, že s Globus zavedeme objednávky (ORDERS) a faktury (INVOIC), ale v materiálu se mluvilo i o dalších protokolech přes EDI. Hlavně mě překvapily termíny, už v momentu obdržení dokumentu, první termíny byly za námi. Neměl jsem se však strachovat, celé to mělo mít skluz a dohromady nikdo nevěděl, o co vlastně jde, a že bude nějaké školení. Tak jsem naplánoval rozšíření stávajících protokolů EDI, které máme s Rossmann a DM i na Globus, a dále to zvláště neřešil.

V květnu jsme s kolegou cestovali do Prahy na referenční návštěvu zákazníka KODYSu a jeho zákazníka ASKO. Při probírání řízeného skladu a zkušeností s ERP jsem se zeptal na B2B Grow projekt Globusu. Okamžitě jsem na celou věc získal nový náhled. Jelikož hlavními zákazníky ASKO bylo stavební řetězce jako Baumax, Hornbach a taky Baumarkt Globusu, KODYS pak je přímo partnerem GS1, zjistil jsem, že se nebude jednat jen o nějaké plácání do vody, které čas od času vypukne a pak se nic neděje. Projekt si zaslouží z mé strany nejvyšší možnou pozornost.

Scénář u hodně IT projektu je podobný. Změnu komunikuje obchodní zástupce, který nic neví. Předá ji jinému manažerovi ve firmě, jež to po dohodě s managementem vrhne na IT. IT oddělení obou firem se spojí a celou věc realizují. Obchodníci a lidé s managementu o celém projektu mluví jak o věci (blackboxu), co dělá IT a pokud funguje, nebudeme do to šťourat, už máme tak starostí až nad hlavu. V poslední době si hlavně vzpomínám na zavádění nového ERP s přechodem na EDI v Marionnaud a právě projekt B2B Grow Globusu.

Při bližším pohledu na celou věc, je to křišťálově jasné. I do oblasti kosmetiky, i když zatím pouze lifestylové (sortiment Prestige Products) dorazilo ECR, o kterém jsem už na blogu psal. Nejlépe o smyslu GDSN (Global Data Synchronisation, česky Datová synchornizace) vypovídá následující obrázek.

Obrázek: Jak se změna GDSN projeví mezi obchodními partnery na trhu. [ČERNÝ, 2010]

GDSN se budu na blogu postupně věnovat více. Na první pohled je patrné, že zavedení standardu výměny dat tak, aby každý zákazník neměl vlastní protokoly, je ohromné zjednodušení a úspora.

Literatura
ČERNÝ, K. Globální datová synchronizace - efektivní řešení procesu zalistování výrobků. GS1Akademie.cz [online]. 2010 [cit. 2011-05-25]. Dostupný na WWW: <http://www.gs1-akademie.cz/info-859/globalni-datova-synchronizace-efektivni-reseni-p-s131348408>.

Co je to informační systém?

Donedávna platilo, že se pod informačním systémem rozuměl software a hardware, ale dnes je potřeba přidat:

• Lidé, jejich znalosti, dovednosti ve využívání HW a SW, úroveň motivace, schopnost sdílet informace, pracovat týmově.
  
• Data, jejich komplexnost, úplnost, pravdivost, kompatibilita, jednoznačnost.
  
• Procesy, které v podniku provozujeme, jejich smysluplnost, efektivita, provázanost.

Hlavním rysem těchto tři nových parametru kvality informačního systému je, že nemůžeme skokově zvýšit jejich kvalitu.

zdroj: PUKERT, J. Projekt IS/IT jako redukční dieta. Economia, Moderní řízení, 1/2011. ISSN 0026-8720. 53s.

Etapy zavádění ERP

1. rozhodnutí pro změnu ERP systému
2. vytvoření řešitelského týmu
3. výběr vhodného ERP řešení a jeho dodavatele (případné využití dotací OPPI)
   
4. uzavření smlouvy o zavedení ERP
5. implementace systému
6. uvedení systému do provozu a jeho údržba

V současnosti ustupují technické stránky ERP systému poněkud do pozadí, jsou zatlačovány
naléhavějšími otázkami typu: „Jaký efekt nám nový systém přinese v poměru s vynaloženými náklady?“.

zdroj: PELIKÁN, V. Analýza využití ERP systémů na českém trhu. ESF MUNI, Brno: 2009. Bakalářská práce. 40-41s.