DC HCHU Budapest

DC name: HCHU Budapest
Location: Hungary, Budapest, Budafoki u. 111.
WMS: ABAS
Active EDI protocols: ORDER, INVOIC
Pallet capacity: 1.200
Item capacity: 12.000.000 pcs
Floor space: 1.600m²

DC Building in Budapest.

Picking zone.

Pallet racks.

Výhody e-fakturace

Měsíční provoz elektronické fakturace společnosti stojí často méně než jsou jejich měsíční náklady pouze na samotné poštovné. Doba návratnosti počáteční investice je v řádu jednotek měsíců.

Výhody na straně vystavitele faktury

• úspora nákladů: v průměru o 23 Kč na fakturu – odpadá práce na balení, přepisování, podepisování a třídění dokladů, distribuce obálek, toner tiskáren, poštovné, papír
• zrychlení úhrady faktur: zrychlení přijetí faktury v průměru o 5 dnů, je zajištěna okamžitá doručitelnost a zpětná vazba
• odpadá nutnost fyzické archivace dokladů, eliminace ztrát dokumentů
• jednoduché a časově nenáročné vystavení a odeslání faktury
• snížení počtu vrácených a nedoručených faktur
• bezpečnost a právní jistota – doklady obsahují všechny náležitosti daňového dokladu, jejich přenos a archivace jsou garantovány ve shodě se změnami platné legislativy

Celkové průměrné náklady na vystavení a odeslání jedné papírové faktury vyčíslil Schneider Electric na 27 Kč. (zdroj: CCV)

Výhody na straně příjemce elektronické faktury

• snadná a spolehlivá dohledatelnost faktur
• omezení vzniku chyb a eliminování ztrát dokumentů
• zvýšení efektivity fakturačního oddělení – odpadá nutnost třídění a ručního zadávání dokumentů
• snadná kontrola, procházení dokladů, přístup k dokladům odkudkoliv
• automatické párování dokladů – umožňuje jednoduše likvidovat faktury
• vyšší možnost dosáhnout bonusů za včasné placení faktur
• zlepšení vztahu s partnery – redukce počtu konfliktních obchodních případů

zdroj: CCV. CCV e-Fakturace: Logicky pouze elektronicky. Chcete vědět více? »

Glamour Trade a e-faktura

Glamour Trade, s.r.o. začíná od září 2011 používat elektronickou fakturaci.

Co je elektronická faktura (e-faktura)?
Elektronická faktura (e-faktura) plně nahrazuje klasickou papírovou fakturu. Každá elektronická faktura je opatřena digitálním elektronickým podpisem tak, aby splňovala veškeré zákonné náležitosti. Zasíláme ji e-mailem jako přílohu ve formátu PDF.

Je elektronická fakturace legální?
Elektronická fakturace je českými i evropskými zákony uznávaná a podporovaná forma vystavování, zasílání a uchovávání daňových dokladů (faktur). Elektronické daňové doklady mají stejnou váhu jako papírové.

Podrobné legislativní podmínky používání daňových dokladů v elektronické podobě naleznete v následujících zákonech (ve znění pozdějších předpisů): Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví; Zákon č. 235/2004 Sb., o DPH; Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu.

Proč vyžadujete souhlas se zasíláním e-faktur?
Abychom Vám mohli zasílat daňové doklady v elektronické podobě, musíme si k tomu na základě platné legislativy vyžádat Váš souhlas.

Pokud jsme Vás o souhlas se zásíláním e-faktur nepožádali přímo v rámcové odběratelské smlouvy, prosíme Vás o vyplnění samostatného dotazníku „Souhlas s elektronickým zasíláním faktur“, nejčastěji prostřednictvím našeho obchodního zástupce.

Proč zasíláte elektronicky pouze faktury, nikoli dobropisy?
Vzhledem k tomu, že s elektronickou fakturací právě začínáme, umožňují nám dosavadní technické možnosti bezproblémové zasílání pouze prostých faktur. Na zprovoznění zasílání rovněž ostatních podob daňových dokladů v současné době pracujeme. Věříme, že v brzké době budeme schopni elektronicky zasílat všechny typy daňových dokladů.

Jak správně převzít zásilku od DPD

CWJ24 od září používá pro doručování objednávek na parfumerie a drogerie zásilkovou službu DPD. Většina zásilek je doručena do 24h. I když je váhový limit na zásilku 50kg, běžná zásilka nepřesáhne často 10kg. Toto opatření je kvůli snadnější manipulaci i povaze zboží uvnitř kartonu.

Jak má vypadat zásilka z CWJ24?
Zásilka je zabalena většinou do pevného 5-ti vrstvého kartonu a zabezpečena páskou s firemním logem. V prvním balíku (pokud je objednávka ve více kartonech) je uložena faktura (dle požadavků zákazníka) a v každém dalším balíku potom pouze dodací list, na kterém je přesný soupis obsahu jednotlivého balíku.

Každá zásilka pro DPD je zabalena do pevné kartonové krabice
a zajištěna páskou s logem distribučního centra CWJ24.

Jak přebrat a jak reklamovat
Při přebírání zásilky je nutné zkontrolovat obal zásilky:

1. Je karton nepoškozen? (zmáčknutý, potečený nebo je v něm dokonce díra)
   
2. Je páska s firemním logem nepoškozená? Pozor na jakékoliv přelepování původní pásky.
3. Přebíráte správný počet kartonů?
   

Obdrželi jste balík poškozen nebo nekompletní ?
Pokud naleznete jakékoliv poškození je nutné jej zaznamenat do přepravního listu, kde podepisujete převzetí zásilky. Zásilku je tak možné převzít i s touto vadou bez obavy s následným uplatňováním případné škody. Pro následnou reklamaci potřebujete původní karton zásilky, proto jej hned nevyhazujte! Pokud je však poškození zjevné, zásilku vůbec nepřebírejte.

Skrytá vada
Obsah zásilky zkontrolujte po odjezdu řidiče, řidič nečeká na kontrolu obsahu při předávání – skryté vady je možné ohlásit do 2 dnů po převzetí zásilky a zažádat o sepsání zápisu o škodě. Opět musíte mít ponechán původní karton zásilky!

Komunikace reklamace s DPD

1. Reklamační formulář (na internetu) nebo
2. oznámení proveďte na bezplatné telefonní lince společnosti DPD: 841 700 700

Pro komunikaci s DPD výhradně používejte číslo zásilky (15 číslic - Track). Cestu zásilky lze sledovat na internetu na webové stránce www.dpd.cz po zadání jejího čísla (15 číslic - Track).

Na každém štítku je v prostřední části nad čárovým kódem 15-ti místný kód (Track),
který slouží ke komunikaci při případné reklamaci zásilky.

Pokud tyto zásady nebudou dodrženy, má dopravce a tudíž i naše firma právo reklamaci zamítnout. Společnost DPD zajistí svoz poškozené či nekompletní zásilky spolu se zápisem o škodě zpět k nám. Jakmile přijmeme tuto zásilku, budeme ihned expedovat nové zboží zpět k vám.

CWJ24 balí své zásilky za pomoci vzduchových polštářků,
které chrání zásilku při přepravě.

Kontakt na zákaznický servis CWJ24:

• tel.: +420 541 227 965,
• mobil pro zákazníky Glamour Trade: +420 605 209 200,
• mobil pro zákazníky Prestige Products: +420 605 232 565

Standardní zprávy EANCOM

EANCOM® vznikl a je udržován jako subset (podmnožina) mezinárodní multi-oborové normy
pro elektronickou komunikaci UN/EDIFACT (ISO 9735) a je zaměřen na oblast obchodu
a distribuce zboží v rámci dodavatelského řetězce.

Výměna zpráv mezi koncovými subjekty v rámci EDI komunikace

Sdružení GS1 Czech Republic zpracovává na základě požadavku uživatelů tzv. implementační příručky (subsety) pro jednotlivé zprávy používané v národním prostředí, které představují doporučený a obecně platný vzor formátu pro dané zprávy vyhovující běžné praxi. Tyto subsety jsou vydávány v českém jazyce a v současné době jsou zpracovány pro následující standardní zprávy:

• Objednávka (ORDERS - Purchase Order): Zprávu zasílá zákazník dodavateli, aby objednal zboží nebo služby v požadovaném množství spolu s případnou specifikací místa a termínu dodání.
  
• Faktura (INVOIC - Invoice): Zprávu zasílá dodavatel odběrateli jako výzvu k zaplacení za zboží či služby. Stejná zpráva může plnit i funkci proforma-faktury, zálohové faktury, dluhopisu nebo dobropisu. Prodávající může fakturovat jednu nebo více transakcí (podle jedné nebo více objednávek). Faktura může obsahovat údaje o platebních podmínkách, podrobnosti o dopravě a další doplňující informace pro celní nebo statistické účely u zahraničních zásilek.
  
• Dodací list (DESADV - Despatch Advice): Zpráva specifikuje podrobnosti o dodávaném zboží podle podmínek dohodnutých mezi kupujícím a dodavatelem. Zpráva by měla být vždy zasílána před fyzickou dodávkou zboží, aby umožnila příjemci získat
  přesné informace o dodávaném zboží (jeho množství, způsobu balení apod.) a tím mu umožnila včasnou přípravu na fyzickou přejímku zboží.
  
• Katalog zboží a cen (PRICAT - Price/Sales Catalogue): Zprávu zasílá dodavatel svým zákazníkům. Zpráva je využívána buď jako aktuální katalog či seznam všeho zboží nabízeného dodavatelem nebo jako oznámení o změnách v nabízeném sortimentu zboží. Katalog by měl obsahovat také další logistické, obchodní a cenové informace k jednotlivým uvedeným položkám.
  
• Data o zboží (PRODAT),
  
• Informace o partnerovi (PARTIN - Party Information): Tato zpráva by měla být první informací, kterou si obchodní partneři vymění při zahájení EDI komunikace. Poskytuje komunikujícím organizacím základní matriční data o partnerské organizaci, jako je GLN, adresa organizace, kontaktní osoby a další data administrativního, obchodního či finančního charakteru. Zpráva je také zasílána při změně výše uvedených údajů.
  
• Potvrzení příjmu zboží (RECADV - Receiving Advice): Zprávou potvrzuje odběratel dodavateli příjem zboží. Zpráva je zpravidla odpovědí na zprávu DESADV a vztahuje se k jednomu expedičnímu místu dodavatele a jednomu místu dodání. Ve zprávě také mohou být řešeny případné nesrovnalosti v dodávce zboží.
  
• Přehled zásob (INVRPT - Inventory Report): Zpráva umožňuje odběrateli a dodavateli vyměňovat si informace o současných a plánovaných nebo cílových skladových zásobách. Obvykle obsahuje informaci o počátečním stavu, současném stavu,
  pohybu zásob apod.
  
• Přehled o prodeji (SLSRPT),
  
• Instrukce k dodávce (INSDES),
  
• Avízo o úhradě (REMADV),
  
• Zpráva o průběžném stavu objednávky (OSTRPT) a
  
• Odpověď na objednávku (ORDRSP).
  

Dále jsou zpracovány příručky pro následující kontrolní zprávy:

• Obchodní námitka (COMDIS - Commercial Dispute): Zprávu zasílá odběratel prodávajícímu pokud se vyskytne v přijaté faktuře nějaká nesrovnalost (nesprávná cena, špatná identifikace zboží, ne dodané zboží apod.). Odběratel touto zprávou oznamuje odmítnutí faktury s chybami nebo její případné přijetí s výhradami a požadavek na opravu chyb.
• Potvrzení o převzetí zprávy aplikací (APERAK - Application error and acknowledgement message): Zprávu zasílá příjemce EDI zpráv jejich odesilateli. Zpráva informuje o úspěšném zpracování nebo chybách při pracování zpráv aplikací příjemce..
  

zdroj: Systém GS1, Elektronická výměna dat, GS1 Czech Republic, 2008.

Co je potřeba pro elektronickou fakturaci

Česká právní úprava má bohužel stále problém s dokumenty v el. podobě a podle mého názoru to řeší hodně komplikovaně. Jak je vidět na příkladu Polska, jde to i jednoduše.

"In May 2010, Poland’s Supreme Administrative Court held that it was possible to send an invoice as an attachment in an email, which after being printed by the receiver, could be treated as a paper invoice—thus allowing for the deduction of value added tax (VAT)." More »

1. Podle právních předpisů (§ 26 odst. 4 zákona č. 235/2004 Sb.) je při elektronické formě fakturace nutno disponovat souhlasem protistrany se zasíláním faktur v elektronické podobě. [EdiZone]

• požádat protistranu o písemný souhlas se zasíláním elektronických faktur
• specifikovat tento způsob zasílání faktur již přímo ve smlouvě

2. Aby bylo možné elektronickou fakturu považovat za daňový doklad, relevantní pro úřady zabývající se správou daně, je podle zákona nutno opatřit ji důvěryhodným elektronickým podpisem. Výjimku tvoří zaslání přes EDI, které ovšem není nijak blíže zákonem definováno (pouze odkazem na doporučení Evropské komise z roku 1994), proto se i v EDI komunikaci velmi často elektronický podpis používá. [EdiZone].

3. Samotné elektronické posílání může proběhnout emailem, který představuje nejjednodušší a nejvíce rozšířený způsob zaslání. Email může být často vyhodnocen spamovým filtrem jako nežádoucí pošta, proto je velmi vhodné požadovat po adresátovi potvrzení o přijetí zprávy. [EdiZone].

4. Při zaúčtování faktury v elektronické podobě je odběratel povinen na přijatou fakturu doplnit náležitosti účetního dokladu (§ 11 zákona č. 563/1991 Sb.). Jedná se o tzv. podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za jeho zaúčtování: [EdiZone]

• přidání klasického důvěryhodného elektronického podpisu nebo
  
• fakturu vytisknout a osoby odpovědné za účetní případ a jeho zaúčtování se na vytištěnou fakturu vlastnoručně podepíší.
• Zákon naštěstí umožňuje i společný podpisový záznam pro více účetních dokladů. Příjemce může tedy vytvořit jeden společný podpisový záznam pro více účetních dokladů (tzv. sjetinu) a vlastnoručně podepsat jen tento záznam.

Co získáme: [EdiZone]

• Úspora u řady firem je vyšší než 25 Kč za jedno vystavení a odeslání papírové faktury.
• Celý proces se urychluje nejméně o 2 dny, které jsou obvyklé pro zaslání papírové faktury poštou, což působí příznivým vlivem na cashflow.

Jak je vidět, proč to dělat jednoduše, když to dělat složitě. Nedovedu pochopit, proč se předpokládá měnění faktury zasílané elektronicky, papír přeci můžu pozměnit úplně stejně jednoduše. Viz. např. článek Praha ztratila 50 milionů. Někdo je poslal na jiný účet.

zdroj: Edi Zone: Seriál: Elektronická fakturace (2. díl) – vystavení, výměna a příjem elektronických faktur

Vývoj ERP systémů

V květnovém čísle Moderního řízení mě zaujal obrázek zachycující historii informačních systémů. Tedy jak jsme se dostali od MRP (Material Resource Planning), které měly usnadnit výrobu, k celopodnikovým ERP 2.0 (Enterprise Resource Planning s prvky web 2.0 ~ sociální sítě).

zdroj: [ZAVORAL, 2011:59]

zdroj: ZAVORAL, P. Historie ERP - krok za krokem. Moderní řízení, 05/2011.Economia: 2011. ISSN 0026-8720.